La gestion des courriers fait partie des services inclus dans la domiciliation d’entreprises et de sociétés fournies par KENTIA-DOMICILIATION sarl. Les courriers peuvent être ré-acheminés, déposés dans des cases à courriers que nous avons mis à votre disposition pendant vos absences, et/ ou scannés et vous seront envoyés par e-mail. Pour rappel, la domiciliation consiste pour une entreprise à héberger son adresse fiscale et juridique dans un lieu qui sera son siège social. Ce dernier peut être différent du lieu d’exploitation ou lieu d’exercice de l’entreprise. Domicilier votre entreprise chez nous vous permet de bénéficier d’une adresse en plein centre d’affaires d’Antananarivo.
Les courriers des entreprises/ organisations domiciliées chez nous sont reçus par notre service courrier qui appose à chaque courrier la date de réception au bureau. Ils ont par la suite directement rangés dans les cases à courrier. Chaque client dispose d’une case à courrier qui lui est propre. Au moins une fois par semaine, les courriers sont acheminés vers les adresses indiquées par les clients. Mais nous offrons également la possibilité de scanner vos courriers et de vous les envoyer par e-mail. Ce service est gratuit. C’est inclus dans les services de domiciliation mais ils remplacent le fait de déposer les courriers physiques à vos endroits indiqués.
Nécessitant l’ouverture de vos courriers, le service scan et envoi par e-mail de courriers doit faire l’objet d’une autorisation écrite et signée préalable de chaque client concerné. Cette autorisation indique les types de courrier à traiter et ceux à garder fermés pour des raisons de confidentialité. C’est-à-dire que chaque courrier traité a fait l’objet d’une autorisation préalable du client concerné. L’enveloppe est tout de suite refermée avec une bande adhésive par notre personnel après le scan afin que les courriers physiques remis dans la case à courrier soient de nouveau confidentiels. Les clients sont systématiquement prévenus des courriers reçus et les courriers non récupérés sont détruits après 1 an d’anniversaire de leur réception.
Le scan de courrier présente de nombreux avantages : rapidité, gain de temps et de coûts ainsi que l’accessibilité et la disponibilité des copies dans vos courriels. C’est rapide car vous pouvez les recevoir le jour même où c’est arrivé à notre local. Un déplacement coûteux en temps d’embouteillage et en frais de transport n’est pas nécessaire, sauf pour la récupération des courriers physiques plus tard. Et enfin, les scans envoyés par e-mail peuvent être disponible et accessible dans la messagerie de chaque client pendant un temps relativement long. Nous nous engageons poes spéciales de confidentialité.
Aujourd’hui, nous étudions la possibilité de mettre en place un service cloud personnalisé pour que les courriers scannés soient déposés dans un système crypté en ligne où seul chaque client est le seul capable à consulter les scans de ses courriers en ligne avec un login et un mot de passe.. Par ce système, les courriers scannés avec autorisation de son propriétaire seront mis en ligne à chaque fois qu’ils arrivent chez nous, et seront consultables directement par leur destinataire qui recevra une notification d’un nouveau courrier sur son e-mail. A la digitalisation, nous croyons, restez informé de nos avancements.